Outlook mit Kanban Ansicht

Kreatives Chaos ist ja ganz schön aber manchmal braucht man einfach Struktur. Es gibt unzählige Möglichkeiten sich selbst zu organisieren: Timeplaner in Papierform, Tools für den Desktop, fürs Handy, Schmierzettel… you name it.
Aber sie kranken daran, dass man sie ständig pflegen muss.
Zumindest für die Arbeit habe ich jetzt erst mal was gefunden, was mich besser arbeiten lässt (hoffe ich).

Grundidee ist, dass eigentlich alles, was ich so mache per Mail bei mir einflattert. Tickets, Anfragen, Termine.. alles landet in Outlook. Statt also noch ein Tool nebenläufig zu pflegen (Portable Kanban hab ich mal versucht, es ist auch ziemlich cool, aber man muss halt Aufwand reinstecken), habe ich geschaut, wie man Outlook anpassen kann.

Sowas wie Kanban Übersicht

Kanban bezeichnet (so habe ich das bei Portable Kanban gelernt) eine Übersicht, in der man sich Aufgaben in Blöcke einteilt. Z.b. In Progress, Heute, Diese Woche, Nächste Woche, Stack, Done. Und man zieht sich die Aufgaben hin und her.

Das geht mit der vorgestellten Lösung auch, ich habe mich jetzt aber erst Mal anders organisiert. Und zwar sind für mich gerade drei Dinge wichtig:

  1. In Progress: Was hab ich angefangen und ist noch nicht beendet?
  2. Wichtig: Hier sind alle offenen Punkte meines wichtigsten Projektes
  3. Inbox: Mein Posteingang, nach Datum sortiert

Outlook Searchfolder

Um die erste und zweite Spalte zu erhalten, habe ich zunächst zwei sog. Suchordner angelegt.

  1. In der Seitennavigation von Outlook gibt es recht weit unten einen Bereich “Suchordner”.
  2. Hier kann man einen neuen anlegen, oder auch einen bestehenden bearbeiten.
    Alternativ kann man auch oben im Ribbon auf Ordner -> Neuer Suchordner klicken.
  3. Vergib einen Namen und klicke dann auf Kriterien
  4. Unter Weitere Optionen gibt es einen Button “Kategorien“, ich habe hier die Kategorie ausgewählt, die ich meinem speziellen Projekt immer zuweise (Strg + F9, weil ich diesen Shortcut vergeben habe). Ich kann gerade nicht sagen, ob eine Mehrauswahl mit UND / ODER verknüpft ist. In meinem Fall brauchte ich nur eine.
  5. Der Reiter Erweitert ist der für meinen Fall wichtigste, da man hier weitere Filter setzen kann. Ich glaube die sind alle UND-Verknüpft. Jedenfalls muss man ein bisschen rumprobieren, bis die Ergebnisse stimmen.
    Anforderung: Ich wollte alle Suchergebnisse, die eine bestimmte Kategorie haben (siehe Pkt. 4) und außerdem ein “Zur Nachverfolgung”-Flag haben. Egal ist mir dabei, ob das heute, diese oder nächste Woche lautet, aber erledigt darf es noch nicht sein.
  6. Speichern mit OK

Nach dem Speichern wird die Suche gleich ausgeführt, so dass man gleich sieht, ob die Ergebnisse dem Erwarteten entsprechen.

Eigene Ordneransicht: Homepage

Eine sog. Homepage ist nichts weiter als ein HTML-File, in dem Outlook Objekte eingebunden werden. Die Möglichkeiten sind begrenzt aber durch die Suchordner ist das auch ausreichend.

Mein File besteht aus einer Tabelle mit drei Spalten, in denen jeweils ein Outlook Folder eingebunden ist. Man muss die Höhe direkt am Objekt angeben, die Breite habe ich aber der “row”-Klasse mitgegeben.

Hier ist der Code einer Spalte noch mal als Text, damit man ihn besser kopieren kann. Oder aber als HTML File zum Download (Im Browser über das Kontextmenü den Seitenquelltext anzeigen lassen und dann in einen Editor kopieren).

<td class="row">
 <h2>In Progress</h2>
 <OBJECT classid=CLSID:0006F063-0000-0000-C000-000000000046 
 id=ViewCtlFolder style="width:100%;height: 52em;">
 <param name="Namespace" value="MAPI">
 <param name="Folder" value="Suchordner\In Arbeit">
 </OBJECT>
</td>

Outlook Homepage einrichten

Jeder (normale) Ordner kann eine eigene Homepage haben. Dafür einfach in die Eigenschaften des Ordners wechseln und im Tab “Homepage” die HTML-Datei auswählen. Wenn man das auf dem Rootfolder macht (heißt wie die eigene Mailadresse), kann es zu Fehlermeldungen kommen, weil diese Ansicht dann nicht auf dem Exchange Server zur Verfügung steht. Wenn man auf “Abbrechen” klickt, ist die Ansicht lokal trotzdem da. Genau wie gewollt.

Outlook Startordner ändern

Easy 🙂 Datei -> Optionen -> Erweitert -> Starten und Beenden von Outlook und dort dann den gewünschten Ordner auswählen.

Ich hoffe es hilft jemandem 🙂

Hier zum Teil 2: Outlook mit Kanban Ansicht Teil 2

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