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Outlook mit Kanban Ansicht – Teil 2

Nachdem der erste Artikel jetzt schon sehr lang wurde, habe ich noch ein paar Ergänzungen.

Wie bereits angesprochen, besteht eine Kanban Ansicht normalerweise ja aus mehreren Spalten, zwischen denen man Emails hin und herziehen kann.

Für diese Lösung habe ich fünf Ordner erstellt, in denen die Mails sortiert werden (Download der HMTL Datei):

  1. In Arbeit
  2. Heute
  3. Diese Woche
  4. Nächste Woche
  5. Inbox

Mails können hier einfach per Drag&Drop von einer Liste in die nächste verschoben werden.

Inbox soll hierbei der Stack sein. Dafür einen eigenen Ordner anzulegen erscheint mir unsinnig. Auch ein eigener Ordner für erledigte Sachen ist unsinnig. Dafür könnte man sich ggf. einen eigenen Suchordner anlegen, der die als erledigt markierten Sachen zusammensucht.

Kategorien & Quicksteps

Kategorien können einem bei der Kennzeichnung von Mails helfen. Sie können dabei die Funktion eines Status oder aber von Projektkategorien übernehmen.

Quicksteps sind kleine Abläufe, die beim Aufruf ausgeführt werden. Ich werde gleich wenigstens einen vorstellen.

Kategorien

Kategorien sind schnell angelegt. Ist man synästhetisch veranlagt, lassen sich die Farben und Tastenkombinationen auch schnell merken. Es merkt sich außerdem gut, wenn man sinnvolle Kategorien anlegt. So viel wie nötig, so wenig wie möglich 🙂

Quicksteps

Wie schon geschrieben, sind Quicksteps kleine Automatismen, die man sich zusammenkonfigurieren kann.

Ich habe aktuell sechs Stück, wobei eher die letzten drei zur Verwendung kommen:

  1. Heute: Setzt Flag “Zur Nachverfolgung – Heute”
  2. Diese Woche: Setzt Flag “Zur Nachverfolgung – Diese Woche”
  3. Nächste Woche: Setzt Flat “Zur Nachverfolgung – Nächste Woche”
  4. Erledigt: Markiert Nachricht als erledigt, löscht alle vergebenen Kategorien
  5. Projekt1 erledigt: Verschiebt Nachricht in einen dafür vorgesehenen Ordner, löscht alle Kategorien (z.B. “In Arbeit”), markiert Nachricht als erledigt, als gelesen und weist noch mal die Projektkategorie zu
  6. Projekt 2 erledigt, das gleiche wie bei 5.

Outlook mit Kanban Ansicht

Kreatives Chaos ist ja ganz schön aber manchmal braucht man einfach Struktur. Es gibt unzählige Möglichkeiten sich selbst zu organisieren: Timeplaner in Papierform, Tools für den Desktop, fürs Handy, Schmierzettel… you name it.
Aber sie kranken daran, dass man sie ständig pflegen muss.
Zumindest für die Arbeit habe ich jetzt erst mal was gefunden, was mich besser arbeiten lässt (hoffe ich).

Grundidee ist, dass eigentlich alles, was ich so mache per Mail bei mir einflattert. Tickets, Anfragen, Termine.. alles landet in Outlook. Statt also noch ein Tool nebenläufig zu pflegen (Portable Kanban hab ich mal versucht, es ist auch ziemlich cool, aber man muss halt Aufwand reinstecken), habe ich geschaut, wie man Outlook anpassen kann.

Sowas wie Kanban Übersicht

Kanban bezeichnet (so habe ich das bei Portable Kanban gelernt) eine Übersicht, in der man sich Aufgaben in Blöcke einteilt. Z.b. In Progress, Heute, Diese Woche, Nächste Woche, Stack, Done. Und man zieht sich die Aufgaben hin und her.

Das geht mit der vorgestellten Lösung auch, ich habe mich jetzt aber erst Mal anders organisiert. Und zwar sind für mich gerade drei Dinge wichtig:

  1. In Progress: Was hab ich angefangen und ist noch nicht beendet?
  2. Wichtig: Hier sind alle offenen Punkte meines wichtigsten Projektes
  3. Inbox: Mein Posteingang, nach Datum sortiert

Outlook Searchfolder

Um die erste und zweite Spalte zu erhalten, habe ich zunächst zwei sog. Suchordner angelegt.

  1. In der Seitennavigation von Outlook gibt es recht weit unten einen Bereich “Suchordner”.
  2. Hier kann man einen neuen anlegen, oder auch einen bestehenden bearbeiten.
    Alternativ kann man auch oben im Ribbon auf Ordner -> Neuer Suchordner klicken.
  3. Vergib einen Namen und klicke dann auf Kriterien
  4. Unter Weitere Optionen gibt es einen Button “Kategorien“, ich habe hier die Kategorie ausgewählt, die ich meinem speziellen Projekt immer zuweise (Strg + F9, weil ich diesen Shortcut vergeben habe). Ich kann gerade nicht sagen, ob eine Mehrauswahl mit UND / ODER verknüpft ist. In meinem Fall brauchte ich nur eine.
  5. Der Reiter Erweitert ist der für meinen Fall wichtigste, da man hier weitere Filter setzen kann. Ich glaube die sind alle UND-Verknüpft. Jedenfalls muss man ein bisschen rumprobieren, bis die Ergebnisse stimmen.
    Anforderung: Ich wollte alle Suchergebnisse, die eine bestimmte Kategorie haben (siehe Pkt. 4) und außerdem ein “Zur Nachverfolgung”-Flag haben. Egal ist mir dabei, ob das heute, diese oder nächste Woche lautet, aber erledigt darf es noch nicht sein.
  6. Speichern mit OK

Nach dem Speichern wird die Suche gleich ausgeführt, so dass man gleich sieht, ob die Ergebnisse dem Erwarteten entsprechen.

Eigene Ordneransicht: Homepage

Eine sog. Homepage ist nichts weiter als ein HTML-File, in dem Outlook Objekte eingebunden werden. Die Möglichkeiten sind begrenzt aber durch die Suchordner ist das auch ausreichend.

Mein File besteht aus einer Tabelle mit drei Spalten, in denen jeweils ein Outlook Folder eingebunden ist. Man muss die Höhe direkt am Objekt angeben, die Breite habe ich aber der “row”-Klasse mitgegeben.

Hier ist der Code einer Spalte noch mal als Text, damit man ihn besser kopieren kann. Oder aber als HTML File zum Download (Im Browser über das Kontextmenü den Seitenquelltext anzeigen lassen und dann in einen Editor kopieren).

<td class="row">
 <h2>In Progress</h2>
 <OBJECT classid=CLSID:0006F063-0000-0000-C000-000000000046 
 id=ViewCtlFolder style="width:100%;height: 52em;">
 <param name="Namespace" value="MAPI">
 <param name="Folder" value="Suchordner\In Arbeit">
 </OBJECT>
</td>

Outlook Homepage einrichten

Jeder (normale) Ordner kann eine eigene Homepage haben. Dafür einfach in die Eigenschaften des Ordners wechseln und im Tab “Homepage” die HTML-Datei auswählen. Wenn man das auf dem Rootfolder macht (heißt wie die eigene Mailadresse), kann es zu Fehlermeldungen kommen, weil diese Ansicht dann nicht auf dem Exchange Server zur Verfügung steht. Wenn man auf “Abbrechen” klickt, ist die Ansicht lokal trotzdem da. Genau wie gewollt.

Outlook Startordner ändern

Easy 🙂 Datei -> Optionen -> Erweitert -> Starten und Beenden von Outlook und dort dann den gewünschten Ordner auswählen.

Ich hoffe es hilft jemandem 🙂

Hier zum Teil 2: Outlook mit Kanban Ansicht Teil 2

halbautomatischer Excel Wochenkalender

Hallo zusammen,

gestern hab ich versucht, einen möglichst automatischen Wochenkalender in Excel zu erstellen, weil ich dachte, dass das doch irgendwie gehen muss.
Da das vielleicht noch für andere nützlich ist, stelle ich beide Ergebnisse hier zur freien Verfügung 🙂
Ich bin leider nicht so gut was Designdinge angeht; wenn ihr also was schönes draus macht, würde ich mich über eine Rückmeldung freuen :ja:

Der Kalender besteht aus drei Blättern:

  • Jahreskalender zur reinen Übersicht
  • Wochenkalender
  • Wochenkalender.conf

Auf der Wochenkalender.conf sind alle Felder grau markiert, die ihr ändern müsst. Dazu gehört u.a. das Jahr oder das Datum jedes Tages, aber das kann man mit Excel ganz leicht runterziehen. Da ich ohne Makros gearbeitet habe, brauchte ich manche Hilfsspalten.

Update 2016-10-09:
* Ich habe die Jahresübersicht verändert; man sieht dort nun auch Ferien und Feiertage
* Es besteht die Möglichkeit einen Stundenplan einzugeben, der dann automatisch für jede Woche übernommen wird. Ausgenommen sind Ferien und Feiertage

RGB vs. Tuschkasten

Ich muss mich mal grad freuen über diesen Beitrag hier: Unterschied ziwschen CMYK und RGB.

Wer also schon immer mal wissen wollte, warum Blau und Gelb Grün ergeben und bei CMYK dann aber plötzlich Gelb, wo man doch gelernt hat, dass Rot, Blau und Geld Grundfarben sind, die man durch Mischen (im Tuschkasten) nicht erzeugen kann, der wird sich dort gut aufgehoben fühlen 🙂

 

Tiny Tiny RSS

Nachdem Google vor einer Weile den Google Reader einstampfte, ging ein Ruck durch mich durch; denn da wurde mir erst mal so richtig klar wie unangenehm es ist, wenn man von fremden Firmen und deren Angebot abhängig ist.
Seit einer Weile habe ich ein Synology NAS zu Hause stehen und fing dann an, möglichst alle Dienste auf meinen Heimserver ziehen zu wollen. Naja also Mails erst mal. Feeds wollte ich auch, aber das blieb dann halbfertig liegen. Bisher war ich dann also bei Feedly mit einem Basic-Account.
Was mich so richtig anätzt (und jetzt komm mir keiner mit Gratis-Kultur) ist die fehlende Möglichkeit “saved for later”-Artikel zu durchsuchen. Welchen Nutzen hat die Funktion dann?

Da ich gerade krank auf der Couch hänge, hab ich mir gedacht, ich könne doch noch mal schauen was sich in Richtung Tiny Tiny RSS getan hat. Und siehe da, die Installation ist (inzwischen) total einfach und bequem. Mein letztes Todo wird also sein, die Alt-Reste der früheren Installation irgendwie zu entfernen.

Wie hab ich das gemacht?

Tiny Tiny RSS installieren

1.) Füge http://packages.synocommunity.com unter Paketzentrum -> Einstellungen -> Paketquellen hinzu:
syn_paketzentrum

2.) Unter dem Reiter Community findest du nun Tiny Tiny RSS gelistet und kannst es direkt installieren. Dieses Paket braucht MariaDb um zu funktionieren. Ist es also noch nicht installiert, sollte das als erstes passieren.
syn_paketzentrum_community

3.) Nach der Installation kann der Feedreader gleich geöffnet werden. Er befindet sich bei mir unter http://host/tt-rss

Soweit so cool 🙂

Tiny Tiny RSS konfigurieren

Jetzt ist es noch wichtig den Feedreader zu konfigurieren. Mir waren 2 Sachen wichtig:
ttrss_einstellungen

a) Feeds importieren

Feedly versteckt das exportieren von Feeds ganz schön, deswegen mal der direktlink: http://feedly.com/i/opml
Die daraus resultierende OPML-Datei kann man in den Tiny-Einstellungen importieren:
ttrss_einstellungen_import

b) Automatisches Aktualisieren

Hier ist Feedly sehr komfortabel geworden, denn man muss jetzt keinen Demon mehr einrichten, sondern kann ganz bequem im Backend das Intervall einstellen:
ttrss_einstellungen_basic
Ich hab hier 15min eingestellt, weil ich ein ziemlicher Junkie bin.

Für das nachfolgende ist es auch gleich wichtig den Haken bei “API-Zugriff erlauben” zu setzen. Denn jeder steht doch heutzutage auf eine Datenquelle, die von verschiedenen Geräten erreichbar ist. Cloudgedanke, juhu.

Zuerst jatte ich das Löschen alter Artikel ausgestellt (0); Grundeinstellungen war nach 30 Tagen löschen. Das habe ich jetzt wieder drin. Die Datenmenge könnte sonst schnell groß werden und außerdem braucht man ja nur Artikel, die man sich markiert hat.

Mobile

ttr Als Suchti, der ich bin, hänge ich viel vorm Handy und deshalb ist es wichtig, Inhalte auch dort konsumieren zu können.
Deshalb hab ich mir die App mit dem klingenden Namen Tiny Tiny RSS von Andrew Dolgov installiert. Die kostet was, sieht aber hübsch aus und funktioniert auch gut und flüssig.

Fazit

Ich bin sehr zufrieden, aber ein Wermutstropfen bleibt: Die Artikel aus “Saved for later”. Ich habe über einiges Gehacke die Links extrahiert, aber imporieren kann man das nicht. Mal überlegen was damit jetzt geschieht. Die Zeit zum review nimmt sich ja – wenn wir mal ehrlich sind – doch keiner.

Typo3 6.2.x und der aoe linkhandler

Wer auf Typo3 6.2 geupdatet hat und bisher immer die Extension “AOE Linkhandler” nutzte (z.B. um tt_news Artikel auf einer Seite zu verlinken), wird feststellen, dass die offizielle Seite im Repository schon sehr lange nicht aktualisiert wurde.
Glücklicherweise gibt es engagierte Menschen und so gibt es eine funktionierende Version:
Cobwebs aktualisierter aoe linkhandler

Bei der Installation ist zu beachten, dass der alte linkhandler deinstalliert und die Dateien vom Server gelöscht werden. Anschließend kopiert man alle Klassen und Dateien in den Ordner “linkhandler”. Diese Benamung ist wichtig.
Anschließend wieder das Template includieren und alles funktioniert wie gehabt.

Danke!

Ein Projekt mit dem Google Webtoolkit starten

Meine erste ganz einfache GWT Web Application zum laufen zu bringen, hat mich einiges an Nerven gekostet. Ich bin mit Windows 8 unterwegs, hab Eclipse Kepler installiert, Nutze GWT SDK 2.6.0 und das App Engine SDK 1.9.5. Das Projekt läuft unter JavaSE 1.7 (jre8)
Soweit die Facts umrissen. Ich will hier auch gar nicht groß rumschwafeln, daher einfach kurz was mein Problem war und was die letztendliche Lösung.

Zunächst: die Dokumentation unter gwtproject.org – getting started with eclipse ist schon nicht schlecht. Gut erklärt und die Schritte sind leicht zu befolgen. Bis zu dem Punkt, an dem man die Web Applikation das erste mal im Debug-Modus aufrufen will.

utc timezone-problem:
debug_conf
Arguments -> VM Arguments -> add ” -Dappengine.user.timezone.impl=UTC”

GWT Plugin Installieren (das nicht im Chrome App Store heruntergeladen werden kann, weil einfach kein Button da):
http://webcentersuite.blogspot.de/2011/03/gwt-browser-plugin-offline-installation.html
dann: Chrome Icon -> Right -> Einstellungen -> Verknüpfung -> Ziel -> add “–enable-easy-off-store-extension-install”
im die Adresszeile “chrome://extensions/” eingeben und die Extension hinzufügen

Und finally ist da zwar immer noch eine Exception, aber der lang ersehnte Link zum Projekt erscheint im Eclipse Development-Mode-Fenster und man kann die Seite im Chrome ansehen.

MS Office Word: Individuelle Seitenausrichtungen

Es kommt ja doch immer wieder vor, dass man eine so breite Tabelle hat, dass man diese besser im Querformat darstellt. Blöd ist, wenn das nicht zum Rest des Dokumentes passt. Aber: es ist in Word möglich auch einzelne Seiten mit einem anderen Seitenformat darzustellen.
Hierzu muss man Seitenabschnitte einfügen. In Office 2010 macht man das wie folgt:

Auf der Seite vor dem Layoutwechsel fügt man ans Ende des Textes einen Abschnittswechsel ein: Seitenlayout -> Umbrüche -> Abschnittswechsel neue Seite
Gleiches fügt man am Ende der abweichenden Seite ein.
Wenn man dann den Curser also auf die betreffende Seite setzt und mit Seitenlayout -> Ausrichtung -> Querformat ebenjenes einstellt, hat man eine Seite geändert 🙂

(via)

Outlook Suchfilter

Man vergisst ja so viel:
In Outlook gibt es ein Suchfeld, durch das man u.a. nach Stichworten durchsuchen kann.
Außerdem gibt es noch

von: [name] -> durchsucht nach dem Absender z.b. “von:kolczynski, evelyn”
gesendet: [datum im Format dd.mm.yyyy] -> durchsucht nach gesendeten Mails an einem bestimmten Tag z.b. “gesendet:03.09.2013”
empfangen: [datum im format dd.mm.yyyy] -> durchsucht nach empfangenen Mail an einem bestimmten Tag z.b. “empfangen:03.09.2013”

Was kennt ihr noch?

Symbolische Links in shared-Foldern unter VirtualBox

Über die Sinnhaftigkeit lässt sich sicher streiten, aber manchmal ist es doch notwendig: einen symblischen Link im shared-Folder eines Ubuntu-Servers in einer VirtualBox-VM zu erstellen.

Warum das normalerweise nicht geht scheint ein Bug zu sein, doch mit ein bisschen Hickhack kriegt man es hin:

1) VM runterfahren und VB komplett schließen.

2) Die CMD unter Windows (Hostsystem) öffnen, in den Ordner, in dem VirtualBox installiert wurde navigieren (C:\Program Files\Oracle\VirtualBox\)
und diesen Befehl ausführen:
[sourcecode language=”plain”]VBoxManage.exe setextradata VM_NAME VBoxInternal2/SharedFoldersEnableSymlinksCreate/SHARE_NAME 1[/sourcecode]
VM_NAME ist der Name der VM
SHARE_NAME ist der Name des Share-Ordners ohne seinen Zuatz “sf_”

3) VirtualBox von nun an als Administrator öffnen und sich freuen

(via)