Outlook mit Kanban Ansicht – Teil 2

Nachdem der erste Artikel jetzt schon sehr lang wurde, habe ich noch ein paar Ergänzungen.

Wie bereits angesprochen, besteht eine Kanban Ansicht normalerweise ja aus mehreren Spalten, zwischen denen man Emails hin und herziehen kann.

Für diese Lösung habe ich fünf Ordner erstellt, in denen die Mails sortiert werden (Download der HMTL Datei):

1. In Arbeit
2. Heute
3. Diese Woche
4. Nächste Woche
5. Inbox

Mails können hier einfach per Drag&Drop von einer Liste in die nächste verschoben werden.

Inbox soll hierbei der Stack sein. Dafür einen eigenen Ordner anzulegen erscheint mir unsinnig. Auch ein eigener Ordner für erledigte Sachen ist unsinnig. Dafür könnte man sich ggf. einen eigenen Suchordner anlegen, der die als erledigt markierten Sachen zusammensucht.

Kategorien & Quicksteps

Kategorien können einem bei der Kennzeichnung von Mails helfen. Sie können dabei die Funktion eines Status oder aber von Projektkategorien übernehmen.

Quicksteps sind kleine Abläufe, die beim Aufruf ausgeführt werden. Ich werde gleich wenigstens einen vorstellen.

Kategorien

Kategorien sind schnell angelegt. Ist man synästhetisch veranlagt, lassen sich die Farben und Tastenkombinationen auch schnell merken. Es merkt sich außerdem gut, wenn man sinnvolle Kategorien anlegt. So viel wie nötig, so wenig wie möglich 🙂

Quicksteps

Wie schon geschrieben, sind Quicksteps kleine Automatismen, die man sich zusammenkonfigurieren kann.

Ich habe aktuell sechs Stück, wobei eher die letzten drei zur Verwendung kommen:

1. Heute: Setzt Flag “Zur Nachverfolgung – Heute”
2. Diese Woche: Setzt Flag “Zur Nachverfolgung – Diese Woche”
3. Nächste Woche: Setzt Flat “Zur Nachverfolgung – Nächste Woche”
4. Erledigt: Markiert Nachricht als erledigt, löscht alle vergebenen Kategorien
5. Projekt1 erledigt: Verschiebt Nachricht in einen dafür vorgesehenen Ordner, löscht alle Kategorien (z.B. “In Arbeit”), markiert Nachricht als erledigt, als gelesen und weist noch mal die Projektkategorie zu
6. Projekt 2 erledigt, das gleiche wie bei 5.